Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Внесение пропущенной записи в трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В последний рабочий день сотрудника, когда он оформляет расторжение действующего трудового договора, работодатель обязан выдать ему справку, в которой указана сумма заработка увольняющегося за последние два года. Форма данной справки, а также порядок ее выдачи утверждены соответствующим законодательством и не могут быть нарушены.
Обязанность по внесению записей в книжку
И компании, и ИП обязаны делать записи в книжках своих сотрудников. В статье 66 ТК РФ указано, что книжка является ключевым документом, на основании которого проводится учет стажа работы специалиста. На его базе определяются также прочие сведения о сотруднике. Особенности ведения утверждены этими актами:
- Правилами, установленными Правительственным Постановлением №225.
- Инструкцией, установленной Постановлением Минтруда №69.
В пункте 4 Правил №225 указано, какие именно данные нужно заносить в книжку:
- Данные о сотруднике: должность, специальность.
- Исполняемую работу.
- Перевод на другие должности.
- Основание увольнения сотрудника.
- Награждения.
Представитель кадровой службы не может как не вносить сведения, так и вносить лишние данные. В статье 22 ТК РФ указано, что работодатель должен соблюдать все положения законодательства. То есть при заполнении книжки он не может действовать по своему усмотрению.
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Кто вносит исправления в трудовую книжку
По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:
если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;
если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.
Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.
Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.
С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.
Как исправить ошибки другого работодателя
Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прежнего места работы, то вариантов несколько.
Отправить кандидата к прежнему работодателю, чтобы тот внес пропущенную запись.
Завести новую трудовую книжку. Если нет документов, которые подтверждают, что сотрудника уволили с прежнего места работы, вносить запись нельзя. Со слов работника делать записи в трудовой книжке запрещено.
Объясните сотруднику, что отсутствие записи об увольнении повлечет сложности при назначении пенсии и расчете стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности. По заявлению сотрудника, например, о потере трудовой книжки, оформите новую трудовую.
Принять работника по совместительству. Иметь два основных места работы по закону нельзя. При проверке трудовая инспекция может посчитать, что сотрудника незаконно приняли на основную работу, и оштрафовать работодателя.
Поэтому, если работник не хочет оформлять новую трудовую книжку, его можно принять по совместительству. Поскольку записи о работе по совместительству в трудовую книжку чаще вносит работодатель по основному месту, то по общему правилу новому работодателю не нужно делать какие-либо записи в книжке сотрудника.
Внести пропущенную запись по подтверждающим документам: основанием будет заверенная копия приказа об увольнении или архивная справка. Компания обязана оказать сотруднику помощь в получении таких документов. Поэтому по просьбе сотрудника отправьте запрос на его прежнее место работы или в архив.
Если трудовая книжка отсутствует?
Изначально трудовая книжка отсутствует, если сотрудник впервые в жизни устраивается на работу. Наниматель в данном случае обязан оформить ее и внести сведения о трудоустройстве в одноименный раздел («Сведения о работе»).
Согласно трудовому законодательству, нужно в течение 5 дней внести запись в трудовую. В противном случае, это можно трактовать как недосмотр со стороны нанимателя, которому может грозить дисциплинарное взыскание. Организация в данном случае несет материальную или административную ответственность.
Если сотрудник подаст жалобу в трудовую инспекцию, либо прокуратуру, в указанных инстанциях детально разбирают причины и обстоятельства дела. Иногда дело может дойти до суда.
Если работу предоставляет физическое лицо
В повседневной практике распространены случаи, когда для выполнения частных поручений физического лица требуется персонал – няни, садовники, телохранители, водители, и т.д. Граждане, которые не являются предпринимателями, вправе нанимать людей на работу, если их деятельность не связана с получением прибыли (например, садовник, который ухаживает за садом, не занимается дополнительно тепличным хозяйством для последующей продажи зелени, и т.д.)
Часто подобные взаимоотношения не фиксируются документально, когда предоставляющая работу сторона автоматически становится нанимателем. В то же время Трудовому Кодексу не противоречит такая возможность.
С работниками можно заключить договор найма в свободной форме или трудовой договор (обе формулировки идентичны по своей сути, как и трудовое соглашение, когда речь идет о работодателе – физическом лице; регулируются такие соглашения Гражданским Кодексом).
Ввиду того, что физическое лицо не может вносить от своего имени сведения в трудовые книжки, на сотрудника распространяются указанные выше преимущества и недостатки данной формы трудоустройства.
Ошибки в трудовых книжках
Трудовая книжка это один из важных документов, который потребуется гражданину при оформлении своей пенсии. Все записи, которые работодатели вносят в трудовую являются подтверждением страхового стажа работника.
Предположим, что гражданину, работающему на вредных работах или в тяжелых условиях, положена льготная пенсия. И для ее оформления потребуются доказательства, что работа действительно являлась вредной. В этом случае нужно будет, чтобы наименование его профессии, указанной в трудовой, совпадало с наименованием, которое содержится в ЕТКС. Если наименования профессий не совпадают, то гражданину возможно в назначении льготной пенсии откажут. придется собирать дополнительные документы, справки, договора с работодателями и другие бумаги для подтверждения стажа.
Оформление и выдача других документов при переводе
В последний рабочий день сотрудника, когда он оформляет расторжение действующего трудового договора, работодатель обязан выдать ему справку, в которой указана сумма заработка увольняющегося за последние два года. Форма данной справки, а также порядок ее выдачи утверждены соответствующим законодательством и не могут быть нарушены.
Кроме того, работодатель должен направить в соответствующие органы сведения о воинском учете данного сотрудника. Это делается лишь в том случае, если гражданин состоит на учете в военкомате. Направление всех необходимых бумаг в военный комиссариат должно произойти в течение двух недель с момента увольнения. При этом письмо должно быть составлено на бланке данной компании.
Письмо, в котором содержатся сведения о подлежащем воинскому учету бывшем сотруднике предприятия, подписывается руководителем компании. Также подписать документ может специалист, ответственный за военно-учетную деятельность. После направления письма его заверенную копию вкладывают в личное дело уволившегося работника.
Кто заполняет трудовую книжку, ведёт и хранит
Обозначим главный тезис — вся ответственность за то, как будет храниться, вестись и заполняться трудовая книжка работника лежит на работодателе.
Другое дело, то, что личным приказом или поручением руководитель может назначить ответственного внутри своей фирмы. То дать конкретному работнику полномочия и делегировать свои обязанности.
Тот же сотрудник, назначенный руководителем и получит полномочия, получает право подписывать документ.
Получается ответственность лежит и на начальнике, и на назначенном им работнике.
Примечание: приказ о назначении ответственного лица также будет объектом внимания во время проверки со стороны государственных органов.
Особенности заполнения трудовой книжки
Важно знать, куда обратиться, если нет записи в трудовой книжке о приёме и увольнении. Нужно направиться к бывшему работодателю с письменным заявлением о дополнении послужного списка. Перед добавлением строк внести заголовок в виде полного названия организации. Графу 2 можно заполнить датой заявления. Это подтвердит правомочность дополнительной строки. Фактические сроки приёма и увольнения на практике прописывают в графе 3.
Приписку в виде «пропущенная строка» делать не нужно, запись оформляется в обычном порядке. Для подтверждения опоздавших сведений можно вложить в книжку заверенные копии приказов, справку или другие бумаги.
Иногда потеря даже незначительного стажа может сказаться не лучшим образом при оформлении пенсии, допустим, не хватит нескольких месяцев для горячего или педагогического стажа. Нужно быть очень внимательным при проверке послужного списка.
В разделе «Сведения о работе» не допускается подчисток, помарок, зачёркиваний. Основанием для занесения пропущенных сведений в трудовой формуляр будет письменное заявление работника. Так можно подтвердить дату, обозначенную в графе 2. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ работодатель несёт административную ответственность за нарушение оформления трудовых документов.
В ситуации, когда в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы, нынешний начальник дает вкладыш.
В чем заключается его верное оформление:
- начальник выдает вкладыш, если листы для записи закончились (на полях и внизу страниц писать запрещается);
- титульный листок заполняют по дате, когда выдан сам вкладыш, а не по дате, когда была заведена трудовая;
- данные о работнике должны быть в соответствии с настоящим моментом, ведь с момента получения трудовой книжки могло произойти множество изменений в сведениях (изменение фамилии, новые данные об образовании и т.д.);
- на титульном листе внизу должна стоять подпись работодателя и печать должностного лица или самой организации;
- сам вкладыш должен быть подшит к основной трудовой книжке, на первый лист должна быть вынесена информация о всех добавленных листах, а еще написаны серия и номер данного свидетельства.
Обязанность по внесению записей в книжку
И компании, и ИП обязаны делать записи в книжках своих сотрудников. В статье 66 ТК РФ указано, что книжка является ключевым документом, на основании которого проводится учет стажа работы специалиста. На его базе определяются также прочие сведения о сотруднике. Особенности ведения утверждены этими актами:
- Правилами, установленными Правительственным Постановлением №225.
- Инструкцией, установленной Постановлением Минтруда №69.
В пункте 4 Правил №225 указано, какие именно данные нужно заносить в книжку:
- Данные о сотруднике: должность, специальность.
- Исполняемую работу.
- Перевод на другие должности.
- Основание увольнения сотрудника.
- Награждения.
Представитель кадровой службы не может как не вносить сведения, так и вносить лишние данные. В статье 22 ТК РФ указано, что работодатель должен соблюдать все положения законодательства. То есть при заполнении книжки он не может действовать по своему усмотрению.
Что делать сотруднику, если работодатель не внес запись в трудовую
Отсутствие записи – это всегда проблема для работника. Даже если новый работодатель не заметил отсутствующей записи, сложности возникнут в определении стажа деятельности при установлении размера пенсии. А потому на данный просчет можно и нужно обращать внимание.
У работника есть следующие варианты действий:
- Основной вариант – обращение к бывшему работодателю с просьбой внести отсутствующую запись.
- Если прошлое место работы было ликвидировано, то имеет смысл обратиться к нынешнему работодателю. Ему нужно предоставить все документы, подтверждающие, что сотрудник реально работал в компании. К примеру, это может быть трудовой договор.
Рассмотрим еще одну ситуацию. Прежний работодатель отказывается вносить запись. В данном случае сотруднику имеет смысл направить жалобу в трудовую инспекцию. Но здесь встает новая проблема – для жалобы человеку нужно подтвердить, что он действительно работал в компании.
Как ему это сделать, если отсутствует и запись в книжке, и трудовой договор? Даже в этом случае трудящийся защищен с точки зрения закона. Существуют соответствующие прецеденты. К примеру, это решение коллегии Хабаровского краевого суда.
Коллегия рассматривала следующее дело: сотрудник был принят в компанию, однако его «провели» мимо кадрового отдела. С ним не заключили трудовое соглашение. Его книжку приняли, но не поставили в ней никаких записей. Книжка была отдана обратно без всяких записей.
Другой комментарий к Ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации
1. До последнего времени порядок ведения трудовых книжек регламентировался Постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. «О трудовых книжках рабочих и служащих» и Инструкцией, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. N 162 (его действие на территории России прекращено в силу п. 2 Постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69).
Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, а также форма трудовой книжки и форма вкладыша в нее. Органам исполнительной власти субъектов РФ Постановление предлагает провести необходимую работу по введению в организациях, находящихся на их территории, трудовых книжек и вкладышей в них нового образца. Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.
Трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 г. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.
Таким образом, новые правила действуют в отношении тех трудовых книжек, которые были введены в действие с 1 января 2004 г. Что касается трудовых книжек прежнего образца, то они должны оформляться по правилам, действовавшим до указанной даты, конечно, в той их части, которая не противоречит новым правилам.
2. Форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.
3. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной. Поскольку трудовая книжка свидетельствует о трудовой деятельности и трудовом стаже лица, она должна быть оформлена на любого работника, в том числе временного и сезонного. В силу того что на граждан, занятых на общественных работах, распространяется законодательство РФ о труде и социальном страховании (п. 4 ст. 24 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»), время участия гражданина в общественных работах также заносится в трудовую книжку.
В трудовую книжку по месту работы вносится с указанием соответствующих документов запись:
а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;
б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
В страховой стаж, необходимый для назначения трудовых пенсий, включаются не только время работы по трудовому договору, но и иные периоды общественно полезной деятельности. Однако работа по гражданско-правовым договорам, а также период предпринимательской деятельности в трудовую книжку не вносятся и их наличие для определения страхового стажа устанавливается иными документами (доказательствами), предусмотренными законодательством (Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. N 555).
Правила ведения трудовых книжек оставляют открытым вопрос о том, подлежат ли фиксированию в них период, в течение которого гражданин получал пособие по безработице, а также период переезда по направлению государственной службы занятости в другую местность для трудоустройства, которые включаются в страховой стаж, необходимый для назначения трудовой пенсии. Как следует из Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, наличие таких периодов подтверждается соответствующей справкой органа государственной службы занятости по установленной форме (п. 23), причем о трудовой книжке здесь также ничего не говорится. В связи с этим данные периоды фиксации в трудовой книжке не подлежат.
Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (см. ст. ст. 60.1, 282 ТК РФ и комментарий к ним). Не могут рассматриваться в качестве совместителей не имеющие другой работы учащиеся, студенты и аспиранты, поступающие на работу к конкретному работодателю; на них должны вестись трудовые книжки на общих основаниях.
Работа на условиях почасовой оплаты, практикуемая в ряде областей общественной жизни (например, в образовательных учреждениях), фиксируется в трудовой книжке на тех же условиях, что и работа по совместительству. Такого рода записи в трудовой книжке могут иметь значение при установлении специального стажа (продолжительности работы в определенной должности или в определенной сфере деятельности).
Периоды, когда работник не работал, но за ним сохранялись рабочее место (должность) и непрерывный трудовой стаж (временная нетрудоспособность, время выполнения государственных или общественных обязанностей, и т.д.), как правило, особо в трудовую книжку не заносятся. Вместе с тем привлечение в соответствии с законодательством работников к систематическому осуществлению определенного вида общественно полезной деятельности с выплатой вознаграждения может фиксироваться в трудовой книжке работника по правилам внесения записи о работе по совместительству.
4. Работодатель — физическое лицо, не обладающее признаками индивидуального предпринимателя (см. ст. 20 ТК РФ и комментарий к ней), не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим время работы у такого работодателя, является письменный трудовой договор (см. ст. 309 ТК РФ и комментарий к ней).
5. Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ, а на территории республики в составе Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком РФ вестись и на государственном языке этой республики.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. Все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Данное правило не распространяется на случаи, когда награждение работника осуществляется не работодателем, а иным субъектом (компетентным государственным органом).
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждена Государственным комитетом РФ по статистике (Типовая междуведомственная форма N Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).
Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее (см. ст. 62 ТК РФ и комментарий к ней).
6. Заполнение трудовой книжки впервые производится компетентным должностным лицом работодателя в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
При оформлении трудовой книжки в нее вносятся следующие сведения о работнике:
а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).