Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «На расстоянии: как правильно оформить удалённого сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нормы об увольнении работников на дистанции также претерпели значительные изменения, причем не в пользу работодателей. Эти поправки требуют внесения изменений в трудовые договоры и ЛНА о дистанционной работе. До 2021 года, напомним, уволить дистанционных сотрудников можно было по любым основаниям, предусмотренным трудовым договором. Некоторые работодатели успешно этим пользовались, прописывая до 20 и более «своих» оснований. А кто-то воспользовался ситуацией и сначала из-за пандемии перевел сотрудников на удаленную работу, а потом расторг трудовые договоры по основаниям, которые было бы невозможно применить к рядовым сотрудникам, трудящимся в офисе и подлежащим увольнению только по основаниям, прямо установленным ТК РФ, например из-за общего падения объема заказов.
Обмен документами и использование электронных подписей
Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.
По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:
- трудового договора и допсоглашений к нему,
- договора о материальной ответственности,
- ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.
Для обмена другими документами в электронном виде использовать УКЭП или УНЭП нет необходимости2. Главное, чтобы факт получения электронного документа (работником и работодателем) был зафиксирован. Причем если стороны обмениваются документами по «электронке», то они должны подтверждать получение документа от другой стороны в срок, установленный ЛНА, трудовым или коллективным договором (см. Таблицу).
Большим достижением нововведений можно назвать разрешение ознакамливать работника с документами, касающимися его трудовой деятельности, в любой форме, в том числе электронной (по почте, мессенджеру, через корпоративный портал, программу системы электронного документооборота и пр.). Сюда же относятся подача дистанционным работником любых заявлений, объяснений и прочих обращений. Для этого, как мы уже сказали, не потребуется УКЭП, а достаточно простой электронной подписи. Правда, способ ознакомления должен быть прописан в ЛНА (см. Таблицу).
Экстренный перевод на дистанционную работу
Работодатель вправе временно перевести сотрудника на дистанционный режим работы и без его согласия (ст. 312.9 ТК) в следующих ситуациях:
- имеется угроза жизни или нормальным условиям жизни, к примеру, авария, пожар, ЧС, землетрясение, эпидемия и т.д.;
- госорганы или местные органы самоуправления решили перевести сотрудников на дистанционный режим.
Важно! Когда сотрудника невозможно перевести на дистанционный режим или работодатель не может дать ему все необходимое для трудовой деятельности, он должен оплачивать простой по причинам, которые не зависят от сотрудника и работодателя. Оплата производится из расчета не меньше 2/3 тарифной ставки или должностного оклада.
При экстренном переводе на дистанционный режим работодатель оформляет локальный нормативный документ, в котором отражает:
- причину перевода;
- перечень переводимых сотрудников;
- срок перевода — он должен закончиться не позже, чем исчезнет обстоятельство, которое стало причиной перевода;
- правила обеспечения сотрудников всем необходимым для работы;
- правила организации работы — режим рабочего времени, правила и методы взаимодействия, правила и сроки сдачи отчетности по работе;
- иные положения, касающиеся организации трудовой деятельности.
Организация труда и режима работы дистанционных работников
При отправке работника на временную или постоянную дистанционку работодатель обязан предоставить ему все, что нужно для выполнения работы — оборудование, средства защиты информации, программно-технические средства и т.д. Сотрудник может использовать свои или арендованные средства, но в этом случае работодатель компенсирует ему все расходы.
Ранее удаленные сотрудники самостоятельно принимали решение, когда они работают и отдыхают, если в трудовом договоре не указывалось иное. На данный момент правила работы дистанционных сотрудников можно указать в трудовом договоре, допсоглашении к нему, колдоговоре, внутреннем нормативном документе. Эти правила связаны с:
- режимом рабочего времени;
- условиями и механизмом вызова сотрудника на стационарное рабочее место или его выхода по своей инициативе;
- порядком передачи работником результатов трудовой деятельности и отчета по ней по запросу работодателя;
- механизма предоставления отпуска постоянному дистанционному сотруднику. Когда такая работа имеет временный характер, сотрудник отдыхает по общим правилам.
Увольнение дистанционных работников
В настоящее время расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).
Как говорится в пояснительной записке к законопроекту, подобная формулировка закона приводит к тому, что работодатели часто прописывают в трудовых договорах следующие основания для увольнения дистанционных работников:
- отсутствие у работодателя достаточного объема работы;
- нецелесообразность дальнейшего сотрудничества;
- производственная необходимость, определяемая работодателем;
- неэффективная работа дистанционного сотрудника и пр.
Как организовать труд дистанционных работников
Чуть выше уже встречалось, но не грех и повторить: работодатель обязан обеспечивать работника на удалёнке необходимым оборудованием и программами. С согласия или ведома работодателя можно использовать собственное оборудование и софт — за это работодатель обязан выплачивать компенсацию и возмещать соответствующие расходы.
Дистанционного работника можно направить в служебную командировку. Учёт рабочего времени и оплата труда производятся по общим правилам. То, что сотрудник работает не в офисе, а дома, не может являться основанием для снижения зарплаты.
В некоторых случаях работодатель и работник должны использовать усиленную электронную подпись — например, при заключении, изменении или расторжении:
— трудового договора;
— дополнительного соглашения к нему;
— договора о материальной ответственности;
— ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
В остальных случаях взаимодейcтвовать можно путём обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи. Например, при:
— ознакомлении работника с документами, которые по закону должны быть оформлены на бумажном носителе или с которыми его знакомят под подпись (к примеру, локальные нормативные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника);
— обращении дистанционного работника к работодателю с заявлением о предоставлении информации.
Благодаря принятию нового закона о дистанционной работе положение дистанционных сотрудников с начала 2021 года стало более определенным и устойчивым. Теперь такие специалисты более защищены от дискриминации в части оплаты и условий труда.
Новая редакция ТК РФ предоставила дополнительные возможности и работодателям. Теперь они могут в отдельных случаях принудительно отправлять своих сотрудников на дистанционную работу, а также увольнять их по собственной инициативе за нарушение порядка дистанционного взаимодействия.
Новый закон также сделал электронный документооборот более прозрачным и понятным для всех сторон трудовых отношений.
Как принять на работу дистанционного работника
Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить, обменявшись электронными документами в установленном порядке (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
При заключении трудового договора путем обмена электронными документами предусмотрен ряд специальных условий (права и обязанности сторон):
— лицо, поступающее на работу, может предъявить работодателю в электронной форме документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, если иное не установлено законодательством. Нотариально заверенные копии этих документов на бумажном носителе необходимо представить только по требованию работодателя (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— работник вправе обратиться с письменным заявлением о предоставлении ему экземпляра трудового договора на бумажном носителе. Работодатель обязан направить его не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— лицо, впервые заключающее трудовой договор, самостоятельно получает документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Почему не стоит договариваться о дистанционке исключительно устно?
«В трудовом договоре обязательно должно быть прописано место работы. Если речь идет не о дистанционных сотрудниках, то в качестве места работы, как правило, пишут наименование работодателя и населенный пункт, например ООО “Ромашка”, г. Москва. В Трудовом кодексе есть ряд норм, из которых следует, что работник должен приходить на рабочее место и выполнять там свои обязанности. Из этого можно сделать вывод: если сотрудник не появляется на рабочем месте в ООО «Ромашка», то это прогул. Возможность выполнять работу в ином месте, отличном от того, которое указано в трудовом договоре, оформляется командировкой», — говорит юрист, эксперт по трудовому праву, член Палаты налоговых консультантов РФ Валентина Яковлева.
Эксперт отмечает, что устные договоренности имеют место в небольших компаниях: работник может попросить руководство разрешить ему поработать из дома. «Но с точки зрения закона это все должно оформляться: либо отсутствие как прогул, либо как командировка, даже если он работает дома или сидит за компьютером в каком-то кафе», — объясняет Яковлева.
Для дистанционных сотрудников, говорит эксперт, место работы может быть вообще не указано, поскольку оно может быть плавающим. «Работник может работать как дома, так и в кафе или где-нибудь за рубежом. Но обязательно указывается наименование работодателя. Если такому работнику нужно будет приехать в офис, то это тоже оформляется как командировка. Такой вывод следует из Трудового кодекса», — говорит юрист.
Дистанционная занятость: режим труда и отдыха
Согласно ст. 312.4 ТК РФ дистанционный работник самостоятельно устанавливает режим своей занятости и отдыха, если в трудовом договоре не оговорено иное. Значит, порядок дистанционной работы должен быть определен в момент подписания договора. Данные условия труда характерны для специалистов творческих профессий.
В случае если в договоре оговорен свободный график работы, т. е. вне зависимости от времени суток и выходных, работодатель избавляется от обязанности вести учет рабочего времени.
Но если рабочее время в договоре установлено (например, со вторника по субботу с 9:00 до 15:00 или любое другое время), работодателю необходимо вести учет рабочего времени и производить доплату за переработки, если они будут иметь место. Такие условия характерны для работы диспетчеров.
Оплата труда дистанционных работников
Чтобы работодатель мог безбоязненно учитывать оплату дистанционной работы в своих расходах, нужно закрепить в ТД способы учета отработанного времени. То, что работник самостоятельно может определять свое время работы, не отменяет обязанности работодателя учитывать фактически отработанное время (ст. 252 НК РФ, ст. 312.4 ТК РФ). Если такой возможности нет, можно представить и другие доказательства. Например, реестр сданных работ.
Сама оплата труда, как правило, происходит по безналичному расчету по реквизитам, указанным в договоре. В случае если работник захочет поменять банковские реквизиты для перечисления, необходимо составить дополнительное соглашение и указать новые данные карты.
Кроме перевода на счет (карту) сотрудника применяются варианты оплаты почтовым переводом, а также из кассы предприятия наличными, если работник периодически появляется у работодателя по условиям договора.
Как организовать перевод сотрудника на удалённую работу?
Есть три основных варианта действий:
- Сотрудники работают на своих собственных компьютерах. Это удобно, если им не требуется какое-то специфическое программное обеспечение или если это ПО находится в облаке. Менеджеру по продажам, например, для работы достаточно иметь доступ к двум-трём «облачным» базам, бухгалтеру – к серверу 1С;
- Вы выдаёте сотрудникам рабочие компьютеры на дом. Это – хороший вариант, если для работы нужен специфический софт или если у работника дома нет компьютера, позволяющего справляться с повседневной нагрузкой. Удобнее всего такая тактика, если у вас работают на ноутбуках, но при длительном сотрудничестве (а карантин может затянуться) перевезти стационарный компьютер – не проблема;
- Вы организовываете удалённый доступ к RDP по VPN. Хороший промежуточный вариант: дизайнеру нужен доступ к корпоративному файлохранилищу и мощному компьютеру? Поднимите на его рабочей станции удалённый десктоп, и пусть пользуется.
Учтите, что, если вы предоставляете сотрудникам удалённый доступ к рабочим серверам или станциям, нужно позаботиться о безопасности корпоративных данных. Особенно это актуально, если вы работаете с персональными данными, которые охраняются законом. Защищённые каналы подключения, фильтры по IP- и MAC-адресам, двухуровневая авторизация – позаботившись об информационной безопасности на старте «удалёнки», вы страхуете себя от множества проблем в будущем.
Также уделите внимание тому, чтобы у сотрудника дома был качественный широкополосный и с хорошей скоростью Интернет. Если домашнего Интернета не хватает для выполнения задач, вы можете предложить сотрудникам подключить второго провайдера с хорошей скоростью на время работы. За счёт организации, конечно же.
Особенности прекращения трудового договора с дистанционным работником
Трудовой договор с дистанционным работником может быть прекращен по основаниям, предусмотренным ТК. Специальных оснований для прекращения трудового договора с дистанционным работником законодательством о труде не предусмотрено.
С приказом нанимателя о прекращении трудового договора дистанционный работник должен быть ознакомлен при личном присутствии под подпись либо путем обмена электронными документами (ст. 307-5 ТК). В последнем случае наниматель в день прекращения трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа на бумажном носителе. В этом случае доказательством исполнения нанимателем обязанности по ознакомлению дистанционного работника с приказом о прекращении трудового договора является, по нашему мнению, подтверждение работником получения электронного документа (см. выше), а также уведомление о вручении почтового отправления, подписанное адресатом (ст. 307-5 ТК).
С учетом возможности электронного документооборота между нанимателем и дистанционным работником заявление об увольнении последнего может содержать просьбу о пересылке трудовой книжки с указанием адреса направления (ч. 1, 3 п. 74 Инструкции о трудовых книжках).
Дистанционному работнику при увольнении предоставляются все предусмотренные законодательством, трудовым договором, ЛПА нанимателя гарантии и компенсации.